W firmach działających w jednej lokalizacji zamawianie wody zwykle jest prostym procesem. Sytuacja zmienia się wtedy, gdy organizacja rozwija się i pojawiają się kolejne oddziały, biura albo zespoły pracujące w różnych miastach.
Jeśli zarządzasz zaopatrzeniem w kilku lokalizacjach, wiesz, jak szybko robi się z tego chaos. Różne osoby zamawiają wodę w różnych terminach, każdy oddział działa trochę inaczej, a osoba odpowiedzialna za administrację lub zakupy centralne często nie ma pełnego obrazu sytuacji. Trudno sprawdzić, kto złożył zamówienie, kiedy planowana jest dostawa albo jakie są realne koszty dla całej organizacji.
To właśnie z myślą o takich firmach powstał Supervisor – nowa funkcja w panelu klienta WodaDlaFirmy.pl, która pozwala kontrolować zamówienia i dostawy w wielu oddziałach z jednego miejsca.
Dlaczego kontrola zamówień w wielu oddziałach staje się problemem?
W wielu firmach za zamówienia odpowiadają office managerowie, administracja albo osoby pracujące lokalnie w oddziałach. Każdy działa sprawnie „u siebie”, ale z perspektywy całej organizacji trudno zachować pełną kontrolę.
Najczęstsze problemy to:
Brak widoczności zamówień
Osoba zarządzająca nie widzi:
- kto zamówił wodę,
- kiedy została złożona dostawa,
- ile kosztowało zamówienie,
- czy dostawa już dotarła.
Rozproszone koszty
Przy kilku lokalizacjach trudno szybko ocenić:
- które oddziały zamawiają najwięcej,
- jak wygląda miesięczne zużycie,
- czy zamówienia są składane regularnie,
- czy można lepiej zaplanować dostawy.
Chaos komunikacyjny
Gdy pojawia się problem z dostawą, informacje często są rozproszone między:
- mailami,
- telefonami,
- różnymi osobami kontaktowymi,
- oddziałami firmy.
Im większa organizacja i więcej oddziałów, tym bardziej czasochłonne staje się pilnowanie takich codziennych procesów.
Koszty to nie tylko sama woda
Kiedy myślimy o kosztach związanych z wodą dla firmy, najczęściej patrzymy wyłącznie na wartość zamówień. W rzeczywistości problem jest szerszy. Kosztem staje się również czas poświęcony na organizację dostaw, wyjaśnianie pomyłek, szukanie informacji o zamówieniach czy kontaktowanie się między oddziałami.
W wielu firmach osoby odpowiedzialne za administrację poświęcają sporo czasu na ustalanie:
- czy dostawa już dotarła,
- kto składał zamówienie,
- ile zamówiono w danym oddziale,
- czy konkretna lokalizacja nie zamawia zbyt często lub zbyt mało,
- jak wyglądają koszty w skali całej organizacji.
Często wygląda to tak, że jeden oddział czeka na dostawę, drugi zamówił wodę podwójnie, a osoba odpowiedzialna za administrację próbuje ustalić telefonicznie, co właściwie zostało już zamówione i kiedy przyjedzie transport. Samo zebranie tych informacji potrafi zająć więcej czasu niż złożenie nowego zamówienia.
Supervisor – jedna funkcja, większa kontrola nad zamówieniami
Supervisor to nowa funkcja w panelu klienta WodaDlaFirmy.pl stworzona z myślą o firmach posiadających kilka lokalizacji lub wiele osób zamawiających wodę. Jej głównym celem jest uproszczenie codziennego zarządzania dostawami i zebranie wszystkich najważniejszych informacji w jednym miejscu.
Dzięki Supervisorowi osoba odpowiedzialna za administrację, zakupy lub organizację biura może zarządzać zamówieniami w całej firmie bez konieczności kontaktowania się z każdym oddziałem osobno.
Funkcja pozwala między innymi:
- przeglądać zamówienia wszystkich użytkowników przypisanych do grupy,
- sprawdzać statusy dostaw i historię zamówień,
- filtrować dane po użytkownikach, lokalizacjach i zakresie dat,
- kontrolować koszty i liczbę zamówień w różnych oddziałach,
- generować jednorazowe raporty oraz konfigurować cykliczne raporty mailowe,
- monitorować bieżący stan organizacji (liczba zamówień, użytkowników, adresów dostawy i łączna wartość zamówień).
To rozwiązanie szczególnie przydaje się w organizacjach, w których zamówienia są rozproszone między różnymi lokalizacjami i osobami.
Jak wygląda zarządzanie zamówieniami w praktyce?
Supervisor działa jak centralny panel nadzoru nad zamówieniami w firmie. Zamiast zbierać informacje od różnych oddziałów i użytkowników, osoba odpowiedzialna za administrację lub zakupy ma wszystko w jednym miejscu.
W panelu można sprawdzić:
- kto składał zamówienia,
- kiedy zostały złożone,
- do którego oddziału trafiła dostawa,
- jaki jest status realizacji,
- jaka była wartość zamówienia.
Supervisor umożliwia również filtrowanie danych po użytkownikach, lokalizacjach i zakresie dat, dzięki czemu łatwiej kontrolować zamówienia w większej organizacji.
Dodatkowo funkcja pozwala konfigurować cykliczne raporty mailowe oraz generować jednorazowe eksporty danych. W panelu dostępne jest również bieżące podsumowanie miesiąca obejmujące liczbę zamówień, użytkowników, adresów dostawy i łączną wartość zamówień.
Dla kogo powstał Supervisor?
Funkcja została przygotowana przede wszystkim dla firm, które:
- mają kilka oddziałów lub biur,
- zatrudniają od kilkudziesięciu do kilkuset pracowników,
- chcą uporządkować proces zamawiania wody,
- potrzebują większej kontroli nad kosztami i dostawami,
- mają wiele osób odpowiedzialnych za zamówienia w różnych lokalizacjach.
Najczęściej z Supervisora korzystają office managerowie, działy administracji, procurement managerowie oraz osoby odpowiadające za organizację zakupów centralnych.
Odpowiedź na problem, który często zgłaszali klienci
Funkcja Supervisor nie powstała przypadkiem. To rozwiązanie, o które regularnie pytali klienci posiadający kilka oddziałów i wiele osób zamawiających wodę w firmie.
Najczęściej problem wyglądał podobnie – zamówienia były rozproszone między różnymi lokalizacjami, trudno było szybko sprawdzić status dostaw albo kontrolować koszty w skali całej organizacji.
Dlatego wspólnie z naszym zespołem developerów przygotowaliśmy funkcję, która upraszcza zarządzanie zamówieniami i zbiera wszystko w jednym miejscu.
Cały czas rozwijamy panel klienta na podstawie codziennych doświadczeń firm, które z nami współpracują. Jeśli podczas korzystania z Supervisora masz pomysł na ulepszenie — chętnie posłuchamy. Tak właśnie powstał Supervisor.
Zobacz, jak działa Supervisor
W materiale pokazujemy:
- jak wygląda panel Supervisor,
- gdzie sprawdzić zamówienia z różnych oddziałów,
- jak kontrolować status dostaw,
- jak w praktyce działa zarządzanie wieloma lokalizacjami z jednego miejsca.
Chcesz uruchomić Supervisora? Zadzwoń lub napisz – pomożemy skonfigurować wszystko od razu. Aktywacja jest bezpłatna.
