Zarządzanie dostawami wody do wielu lokalizacji może szybko stać się wyzwaniem. Zakupy realizowane przez różne osoby, paragony z supermarketów, trudności z kontrolą kosztów czy rozliczaniem faktur sprawiają, że nawet tak podstawowy proces zaczyna zajmować dużo czasu.

Firma SKSM, producent kruszyw działający w dwóch województwach, postanowiła uporządkować ten obszar. Efektem było wdrożenie centralnego modelu zamawiania oraz funkcji Supervisor, która umożliwia nadzór nad wszystkimi zamówieniami z jednego miejsca.

[grafika]

O kliencie

SKSM S.A. to jeden z producentów kruszyw wykorzystywanych m.in. w budownictwie drogowym, infrastrukturalnym i kubaturowym. Firma prowadzi działalność w kilku zakładach produkcyjnych zlokalizowanych na terenie dwóch województw, a każdego dnia z dostarczanej wody korzysta około 100–120 pracowników. 

Ze względu na rozproszoną strukturę organizacyjną zapewnienie stałego dostępu do wody wymaga sprawnej organizacji dostaw oraz kontroli kosztów. To właśnie potrzeba uporządkowania tego procesu była impulsem do wdrożenia centralnego modelu zamawiania oraz funkcji Supervisor. 

O współpracy opowiada:  Maciej Stachowski
Główny Specjalista ds. BHP

Wyzwanie – jak zapanować nad zakupami w wielu lokalizacjach?

Jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z WodaDlaFirmy.pl zakupami zajmowały się różne osoby w poszczególnych lokalizacjach. W praktyce oznaczało to wiele drobnych zakupów realizowanych w supermarketach oraz dziesiątki paragonów trafiających do centrali.

Jak wspomina Pan Maciej:

„Spływające do centrali dziesiątki paragonów z supermarketów do rozliczenia powodowały, że wdrożyliśmy system dostaw z jednego punktu, z przejrzystym kontem nadzoru nad zakupami.”

Firma dążyła do centralizacji zakupów, ograniczenia liczby dokumentów oraz uzyskania pełnej kontroli nad kosztami dostaw wody do wszystkich zakładów.

Najważniejsze potrzeby były jasne:

• centralizacja zakupów u jednego dostawcy,
• łatwy podgląd kosztów,
• możliwość kontroli zamówień wszystkich lokalizacji,
• prostsze rozliczanie zakupów.

grafika

Rozwiązanie – centralny nadzór dzięki funkcji Supervisor

Od początku współpracy z WodaDlaFirmy.pl firma korzysta z funkcji Supervisor, która umożliwia nadzorowanie zamówień wszystkich lokalizacji z jednego konta. 

Osoba pełniąca rolę Supervisora ma dostęp do historii zakupów, kosztów oraz informacji o tym, kto i kiedy złożył zamówienie.

Jak podkreśla Pan Maciej:

„Korzystam z opcji podglądu kosztów i historii zamówień. Ponieważ muszę rozdzielić koszty na poszczególne lokalizacje, funkcja ta bardzo mi to ułatwia.”

Supervisor umożliwia również analizowanie zużycia wody w poszczególnych zakładach.

„System pozwala monitorować, ile kto zamawia wody. Można potem zadać pytanie: Dlaczego tyle? Dlaczego więcej niż w innym zakładzie, gdzie warunki zatrudnienia i liczba pracowników są porównywalne?”

Jeżeli zarządzasz dostawami do kilku oddziałów swojej firmy, zobacz, jak działa funkcja Supervisor i jakie możliwości oferuje.

grafika

Nie tylko Supervisor – liczy się cały model współpracy

Dla SKSM istotne okazały się również rozwiązania związane z samą organizacją dostaw.

Firma doceniła możliwość zamawiania różnych wariantów wody w ramach jednej dostawy, korzystne warunki współpracy oraz brak konieczności rozliczania systemu kaucyjnego.

Jak mówi Pan Maciej:

„Przede wszystkim doceniamy brak konieczności rozliczania kaucji i organizowania zwrotu butelek. Pracujemy w trudnych warunkach – kurz, pył i błoto sprawiają, że opakowania często nie nadawały się do zwrotu. Nie było też wiadomo, kto miał zajmować się ich odwożeniem.”

Dodatkowo firma korzysta z możliwości zamawiania w jednej dostawie wody gazowanej, lekko gazowanej i niegazowanej oraz wsparcia dedykowanego opiekuna klienta.

Co zmieniło się po wdrożeniu?

Największe korzyści, które wskazuje SKSM:

• pełna kontrola kosztów zakupów wody,
• historia wszystkich zamówień w jednym miejscu,
• możliwość porównywania zużycia pomiędzy lokalizacjami,
• centralizacja zakupów u jednego dostawcy,
• ograniczenie zakupów realizowanych przez pracowników w sklepach,
• prostsze rozliczanie faktur,
• brak konieczności zajmowania się zwrotem butelek objętych systemem kaucyjnym,
• możliwość zamawiania różnych wariantów wody podczas jednej dostawy.

Pan Maciej zwraca uwagę jeszcze na jedną korzyść:

„Udało się ograniczyć potrzebę robienia częstych zakupów przez niektóre osoby, które w momencie przebywania w sklepie powinny być na stanowisku pracy.”

grafika

Podsumowanie

Przypadek SKSM pokazuje, że uporządkowanie procesu zamawiania wody nie polega wyłącznie na zmianie dostawcy. Równie ważna jest możliwość centralnego nadzoru nad zamówieniami, kontrolowania kosztów oraz uproszczenia codziennej pracy osób odpowiedzialnych za zakupy.

Połączenie funkcji Supervisor z dostawami realizowanymi przez jednego partnera pozwoliło firmie uporządkować proces obsługi 8 odbioru, z których korzysta ponad 100 pracowników.

Jeżeli Twoja firma posiada kilka oddziałów lub zakładów produkcyjnych, warto sprawdzić, jak działa funkcja Supervisor oraz jak może usprawnić zarządzanie dostawami wody.

Poznaj funkcję Supervisor

Zobacz również

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu dostawami wody w firmach posiadających wiele oddziałów, przeczytaj również artykuł:

Jak kontrolować koszty i dostawy wody w firmie z wieloma oddziałami?